Case

Offerte configurator Next Venue

Wat gaat het ongeveer kosten? Het is één van de belangrijkste vragen die potentiële klanten van jouw bedrijf in hun achterhoofd hebben als ze zich online oriënteren. Met een offerteconfigurator op je website bied je prospects de kans om daar zelf achter te komen. Lekker laagdrempelig en helemaal van deze tijd! Census ontwikkelde zo’n applicatie voor Next Venue.

Behoefte klant

Next Venue is met zo’n 15 monumentale, industriële en circulaire locaties één van de grotere spelers in de Nederlandse evenementenbranche. Het bedrijf faciliteert jaarlijks honderden zakelijke evenementen. “We merkten dat organisatoren van evenementen in de beginfase op zoek zijn naar transparantie en zich graag zelf willen oriënteren op locaties. Online, op het moment dat het hun uitkomt en zonder dat ze meteen om een offerte hoeven te vragen”, vertelt Frank Berg, marketing manager van Next Venue.

Functionaliteit van de tool

Met de offertetool van Next Venue kunnen organisatoren zelf een prijsindicatie voor hun evenement samenstellen. Dat doen ze door een locatie te selecteren en vervolgens in enkele eenvoudige stappen keuzes te maken op het gebied van inrichting, techniek en catering. Bij elke keuze verandert de prijs van het evenement mee. Het is mogelijk om de prijsindicatie op te slaan, te delen met anderen of om te zetten in een definitieve offerte. Heb je vragen? Dan kan een adviseur ‘live’ met je meekijken, waarbij eventuele aanpassingen die de adviseur doet ook direct zichtbaar zijn voor de potentiële klant.

Technische details

De offerteconfigurator van Next Venue is gebouwd met Laravel, een PHP-framework dat garant staat voor een stabiele en veilige applicatie. Voor de front-end van de tool werkten onze developers met Vue.js: lekker licht, flexibel en snel! De data in de offerteconfigurator komen via een API-koppeling uit het ERP-pakket AFAS Profit. Hierdoor hoeft Next Venue wijzigingen in mogelijkheden of prijsstellingen slechts op één plek door te voeren. Een speciaal ontwikkelde MODX-package zorgt ervoor dat Next Venue voor locatiewebsites ‘presets’ kan maken. De offerteconfigurator wordt door zo’n ‘preset’ al deels ingevuld, gebruikers hoeven in de tool dan alleen nog eventgerelateerde keuzes aan te vullen.

Proces totstandkoming

Voor de offerteconfigurator werkte Census samen in een multidisciplinair projectteam, met Next Venue (opdrachtgever), Simplex (inrichting en processen in Afas Profit) en Draad (user experience & design). Census zette daarbij een developmentteam met meerdere front-end en back-end developers, die in korte sprints werkten aan onderdelen van de configurator. Zo konden we verschillende kwaliteiten van onze developers optimaal benutten en de voortgang in het traject borgen. Want het tempo zat er lekker in. Na de ‘go’ in november 2020 werd in iets meer dan een half jaar toegewerkt naar de livegang van deze complexe, maatwerk configurator.

Resultaat

Door online selfservice te faciliteren neemt Next Venue een drempel voor potentiële klanten weg. Organisatoren die voorheen aarzelden of afhaakten omdat ze nog geen offerte wilden aanvragen, kunnen nu toch een eerste stap zetten. Zo haalt Next Venue door het faciliteren van selfservice meer leads binnen. Ook intern biedt de offerteconfigurator voordelen. “Voorheen was sales vooral druk met het maken en aanpassen van offertes. Hoe meer aanvragen we kregen, hoe meer mensen we daarvoor nodig hadden. Ook konden we maar beperkt onderscheid maken tussen koude en warme leads. Dankzij de offerteconfigurator zetten we daar een stap in en kan sales zich voortaan focussen op het toevoegen van waarde door mee te denken met organisatoren”, vertelt Frank Berg.

Ervaring

Waarom Next Venue koos voor Census? “Census is al langere tijd onze strategische partner als het gaat om de technische kant van onze websites. Ze kennen Next Venue en onze systemen goed, hebben veel technische kennis in huis en kunnen snel schakelen”, vertelt Berg. “In dit traject waardeerden we het dat ze goed onderzoek hebben gedaan en met onderbouwde technische adviezen kwamen, waarbij we steeds zochten naar de optimale balans tussen de ideale technische oplossing en de oplossing die het beste aansluit bij de customer journey van onze doelgroepen.”

Vervolg

Census werkt voor Next Venue aan een uitbreiding van de offerteconfigurator. Het gaat om een Mijn Next Venue-omgeving, waarin klanten straks online zelf hun evenement kunnen beheren en makkelijk last-minute aanpassingen kunnen doen.

Projectteam